Les causes d’un contrôle URSSAF peuvent être multiples. Il est possible qu’une entreprise soit contrôlée, car l’URSSAF va directement déceler une anomalie dans le paiement des cotisations.

Le contrôle peut également être lancé suite à une dénonciation réalisée par un employé, ex-employé ou simple citoyen qui pourrait avoir des doutes quant au paiement correct des cotisations salariales par l’entreprise ou au travail illégal de certains employés.

Enfin, un certain nombre de contrôle sont déclenchés de façon aléatoire sans raison particulière.

Un contrôle URSSAF peut se réaliser de deux façons différentes, à savoir directement sur place, au sein même de l’entreprise, ou uniquement sur pièces, c’est-à-dire dans les locaux de l’URSSAF. Quoi qu’il en soit, la procédure se déroulera toujours de la même manière, en respectant des étapes bien définies.

RÉCEPTION DE L’AVIS DE CONTRÔLE

Dans le cas où l’URSSAF déciderait de réaliser un contrôle au sein de votre entreprise, alors vous recevrez, dans les 2 semaines précédant la tenue du contrôle, un “avis de contrôle“, envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception. Cet avis vous permettra, ainsi, de prendre connaissance des informations liées au contrôle. En effet, le document devra impérativement contenir les informations suivantes : l’identité du contrôleur, les documents que vous devrez lui fournir, la période qu’il s’apprête à contrôler qui sera au maximum de 3 années, ainsi que votre droit à être accompagné d’un conseil durant toute la procédure. Si tel est votre cas, nous vous recommandons de vous faire assister par votre expert-comptable, spécialiste dans son domaine.

Si l’URSSAF soupçonne que votre entreprise fait travailler des personnes sans les déclarer, alors vous ne serez pas informé à l’avance de la tenue du contrôle.

PRÉPARER LE CONTRÔLE

Une fois l’avis de contrôle reçu, il n’est pas question d’attendre que le jour arrive. En amont du contrôle, l’entreprise se doit d’être active. Nous vous conseillons de prendre le temps de rassembler toutes les pièces demandées.

Une partie de ces pièces peut être détenue par votre expert-comptable, n’hésitez pas à le solliciter.

LE CONTRÔLE SUR PIÈCES

Il faudra faire parvenir toutes les pièces demandées (par mail ou courrier) à l’agent en charge de votre contrôle a minima 8 jours avant la date de début de contrôle. Il s’emploiera, par la suite, à étudier toutes les pièces en sa possession afin d’établir si votre entreprise est bien en règle ou si une pénalité ou une régularisation doivent être prononcées.

LE CONTRÔLE SUR PLACE

L’agent affecté à votre dossier se déplacera directement dans vos locaux. Vous devrez alors mettre à sa disposition tous les documents demandés (papier ou dématérialisé) afin qu’il réalise son investigation.

Durant toute la durée de son contrôle, il est bien évidemment recommandé de ne rien mettre en œuvre pour entraver les recherches menées par l’agent de l’URSSAF ou de dissimuler certaines données, sous peine d’être sanctionné.

Nous vous recommandons de vous faire assister par votre expert-comptable, spécialiste dans son domaine.

LETTRE D’OBSERVATIONS ET PÉRIODE CONTRADICTOIRE

Une fois le contrôle terminé, l’agent en charge de votre dossier rédigera puis vous adressera une lettre d’observations, sorte de bilan mettant un terme à sa période de contrôle. Datée et signée par le contrôleur, la lettre d’observations récapitulera de façon précise tout le déroulement des étapes précédentes, ainsi que tous les éléments recueillis durant le contrôle. Elle permettra également à l’agent de l’URSSAF de détailler le montant du redressement envisagé s’il a lieu d’être, ainsi que les calculs, faits et observations diverses l’y ayant mené.

À noter cependant que cette lettre d’observations, si elle évoque déjà la sanction potentiellement applicable, ne constitue pas encore une décision définitive. En effet, suite à sa réception, vous avez encore 30 jours devant vous pour contester certaines conclusions établies dans le contrôle : on parle de la période contradictoire.

Lors de cette période, il est impératif de vous faire assister par votre expert-comptable !

Durant un mois, courant à partir de la date de réception de la lettre d’observations, vous aurez la possibilité d’argumenter à votre tour pour corriger certains éléments qui selon vous seraient erronés. Pour tenter de justifier certains points, vous pourrez également transmettre des documents complémentaires, non-examinés par le contrôleur jusque-là et venant étayer vos dires.

Si vous pensez avoir besoin d’un délai supplémentaire pour continuer à argumenter avec l’URSSAF, sachez que vous avez la possibilité de demander la prolongation de cette période contradictoire pour 30 jours supplémentaires. Pour cela, il vous suffit d’en faire la demande auprès de l’URSSAF avant que la première période de 30 jours ne soit terminée. Au total, vous disposez donc de deux mois pour faire valoir vos arguments.

À la fin de cette période contradictoire, qu’elle dure 30 ou 60 jours, vous recevrez finalement un rapport de contrôle final de la part de l’agent en charge de votre dossier vous donnant l’information finale quant à l’issue de votre contrôle.

Dans le cas où vous avez été contrôlé par l’URSSAF et où vous ne seriez pas en accord avec la décision et les sanctions prises par votre contrôleur, sachez qu’il est possible de lancer une procédure de recours amiable. Cette démarche (gratuite) est envisageable pour tous. Pour l’enclencher, il vous suffit de saisir la commission de recours amiable (CRA) qui aura pour mission de reprendre tous les éléments de votre dossier.

Une fois votre dossier réexaminé par la CRA, vous saurez, sous un délai de deux mois, si les pénalités et autres sanctions prévues à votre encontre sont ou non, maintenues. A l’inverse, vous bénéficierez d’un crédit en votre faveur en cas de cotisations trop payées.

Lors de cette période, il est également impératif de vous faire assister par votre expert-comptable !